POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Cette politique de confidentialité (« Politique ») a pour but d’exposer comment sont traités les renseignements personnels recueillis par le biais de notre Site Web à l’adresse suivante : profecta.com (« Site Web »).
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Profecta, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres, ses candidats ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).
OBJECTIFS DE LA POLITIQUE
La Politique a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. Elle explique également les façons dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ceux-ci.
CONSENTEMENT
En utilisant notre Site Web, vous consentez à être lié par la présente Politique.
En fournissant votre courriel et numéro de téléphone pour déposer votre candidature, accéder au contenu ou pour toutes informations transmises pour vous contacter directement, et en acceptant la présente, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et en accepter les termes et modalités tel qu’ils pourront être reconduits, amendés ou abrogés de temps à autre.
Lorsque la personne concernée retire son consentement à une telle utilisation des renseignements personnels la concernant, ceux-ci cesseront d’être utilisés, sous réserve de la législation applicable ou pour préserver nos droits.
De plus, nous solliciterons votre consentement lorsque les fins pour lesquelles vos renseignements ont été collectés changent.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le terme « renseignement personnel » désigne généralement tous les renseignements ou combinaison de renseignements, peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme, concernant une personne physique la rendant identifiable.
Le terme « candidature » désigne généralement tous les renseignements concernant un candidat lors d’un processus de sélection menant à une embauche. Les renseignements confidentiels peuvent contenir (liste non exhaustive):
- Curriculum vitae
- Tests psychométriques
- Vérification des antécédents
- Vérification des références fournies par le candidat
Collecte des renseignements personnels via le Site Web et autres médiums
Afin de déposer votre candidature, accéder au contenu ou pour toutes informations transmises pour vous contacter directement, vous devez compléter un formulaire spécifique à la transaction.
En soumettant votre candidature via courriel, via le formulaire complété ou en vous autorisant l’usage du Site Web, Profecta recueille et conserve des renseignements personnels à partir des informations fournies par vous de la conclusion de toute forme de transactions par l’intermédiaire du site web ou par la soumission de tout autre formulaire.
Ces renseignements peuvent comprendre, sans toutefois s’y restreindre : nom, adresse postale, adresse courriel, date de naissance, sexe, numéro de téléphone, informations du Curriculum Vitae, transactions complétées, services ou produits acquis, les pages visitées, les préférences, etc. Il vous incombe de conserver vos renseignements à jour et d’y faire tout changement.
De plus, Profecta peut, après autorisation explicite et distincte, recueillir et conserver des renseignements personnels obtenus de Visiteurs du Site Web, Candidats, clients ou partenaires de Profecta.
Profecta peut aussi recueillir et conserver de l’information technologique qui est automatiquement communiquée lorsqu’un Visiteur visite le Site Web, notamment par l’entremise de fichiers de témoin (cookies), de fichiers journaux (log files), de l’adresse IP ou d’autres dispositifs similaires.
Ces informations technologiques peuvent comprendre, sans s’y restreindre : l’adresse IP, le navigateur Web, le système d’exploitation, flux de clics, etc. Il est possible de bloquer l’utilisation des fichiers témoins (cookies) en ajustant les paramètres de votre navigateur. Veuillez toutefois noter que dans un tel cas, certaines fonctionnalités du Site Web pourraient ne pas fonctionner adéquatement.
Utilisation des renseignements personnels
Profecta s’engage à utiliser les renseignements fournis uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à les conserver pour la durée nécessaire à la réalisation du traitement demandé.
Conservation de votre candidature
En soumettant votre candidature, vous consentez également à ce que Profecta conserve votre Curriculum Vitae pendant une période de trois mois dans son système de gestion des candidatures (banque de candidatures).
Accès au contenu du site web
Profecta utilise vos renseignements personnels dans le but de vous offrir des services correspondant à vos intérêts et de permettre l’accès des Visiteurs ou Candidats à divers contenus et outils offerts par Profecta. Seul le personnel autorisé peut avoir accès aux renseignements vous concernant. Profecta s’assure que ces personnes sont qualifiées pour accéder à ces renseignements et que l’accès est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
Il faut toutefois noter que la divulgation de certains renseignements personnels est nécessaire au bon fonctionnement du Site Web. Le refus ou le retrait du consentement pourrait donc empêcher un Visiteur de bénéficier des contenus et outils offerts.
Gestion du site web
Profecta peut recourir aux services de sous-traitants ou mandataires afin d’aider à la gestion et l’administration du Site Web ou à toutes autres fins utiles au bon fonctionnement du Site Web. Ces sous-traitants ou mandataires peuvent donc avoir accès et utiliser vos renseignements personnels dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs tâches.
Ces sous-traitants ou mandataires peuvent être situés à l’extérieur du Canada et vos renseignements personnels pourraient donc être communiqués à l’extérieur du pays, et ainsi, pourraient être divulgués aux autorités ou à des tiers en conformité avec les lois applicables à ces endroits. Bien entendu, les sous-traitants ou mandataires de Profecta sont liés par des ententes ayant pour effet de leur interdire de dévoiler ou d’utiliser les renseignements personnels des Visiteurs à d’autres fins que celles prévues au contrat.
Profecta peut aussi effectuer des compilations statistiques à partir des données des Visiteurs. Profecta s’engage à ce que de telles compilations statistiques ne puissent permettre d’identifier ses Visiteurs et demeurent anonymes
Si lors de sa visite sur le Site Web ou par la suite, un Visiteur a choisi de recevoir nos infolettres, celui-ci peut en tout temps retirer son consentement à les recevoir en suivant les instructions indiquées dans le courriel ou en écrivant à confidentialite@profecta.com.
Protection des renseignements personnels
Profecta prend toutes les précautions raisonnables afin de protéger les renseignements personnels de ses Visiteurs et de ses Candidats contre la perte, la destruction, l’utilisation, la communication, la modification et la reproduction non autorisées. À cette fin, Profecta suit tous les principes établis conformément aux pratiques canadiennes en matière de protection de la vie privée et des documents électroniques.
Différentes mesures de sécurité ont été mises en place tel que l’emplacement sécuritaire des équipements informatiques et la protection de nos logiciels et bases de données. Toutes les informations personnelles recueillies dans le Site Web sont sauvegardées dans des serveurs inaccessibles au public. À cette fin, le serveur de Profecta est protégé par une technologie coupe-feu. Malgré cela, aucun système de sécurité ne peut protéger de tous les risques et il existe toujours une possibilité que les informations transmises soient divulguées sans le consentement d’un Visiteur ou d’un Candidat et sans faute de la part de Profecta. À moins de négligence grossière de la part de Profecta, celle-ci décline toute responsabilité si des renseignements personnels sont divulgués dans ce contexte.
Les renseignements personnels visés par la présente Politique sont assujettis aux lois canadiennes, et plus particulièrement à celles de la province de Québec, dans laquelle ils sont stockés et utilisés.
Retrait de consentement
Le Visiteur ou le Candidat a le droit de refuser de fournir certains renseignements personnels ou peut retirer son consentement à l’utilisation de renseignements personnels déjà fournis. Il faut toutefois noter que certains renseignements personnels sont nécessaires au bon fonctionnement du Site Web.
Le refus ou le retrait du consentement pourrait donc empêcher un Visiteur ou un Candidat de bénéficier des contenus et outils offerts par le Site Web.
Afin de faire valoir son droit de refus ou pour retirer son consentement, un Visiteur ou un Candidat peut communiquer avec Profecta par courriel à confidentialite@profecta.com.
Transactions commerciales
Dans le cas où Profecta et/ou le Site Web ferait.ent l’objet d’une vente ou d’un transfert en faveur de toutes autres sociétés, entités, organismes ou personnes, le Visiteur ou le Candidat autorise Profecta à partager ses renseignements personnels avec l’acquéreur potentiel, avant et après la vente ou le transfert, afin de permettre la transaction et pour assurer la continuité et le bon fonctionnement des opérations sans interruption.
Transactions commerciales
Dans le cas où Profecta et/ou le Site Web ferait.ent l’objet d’une vente ou d’un transfert en faveur de toutes autres sociétés, entités, organismes ou personnes, le Visiteur ou le Candidat autorise Profecta à partager ses renseignements personnels avec l’acquéreur potentiel, avant et après la vente ou le transfert, afin de permettre la transaction et pour assurer la continuité et le bon fonctionnement des opérations sans interruption.
Demande d’accès aux renseignements et modifications
Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements personnels. Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués.
Une copie de vos renseignements peut vous être communiquée sur demande dans un format technologique couramment utilisé. Vous pouvez vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la modification.
Une demande d’accès ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée, à titre de représentant, d’héritier, de successible de cette dernière, à titre de liquidateur de la succession, à titre de bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès , à titre de titulaire de l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé suivant l’article 30 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Une telle demande est adressée au responsable de la protection des renseignements personnels.
Toute demande de modification sera traitée au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande.
Un refus d’acquiescer à une demande sera motivé et indiquera la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, les recours qui s’offrent au requérant en vertu de la présente loi et le délai dans lequel ils peuvent être exercés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que les renseignements demandés concernent d’autres individus, que l’information ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur, que l’information a été obtenue dans le cadre d’une enquête sur une fraude, que l’information ne peut être obtenue qu’à des coûts prohibitifs ou encore que l’information fasse l’objet d’un litige ou est privilégiée.
Incident de confidentialité
Si Profecta a des raisons de croire qu’un incident de confidentialité s’est produit, impliquant des informations personnelles que Profecta détient, Profecta prendra des mesures pour réduire les risques de préjudice et empêcher la récurrence d’incidents similaires.
Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, Profecta avisera la Commission d’accès à l’information et toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident.
Pour évaluer le risque de préjudice causé, Profecta devra considérer notamment la sensibilité du renseignement concerné, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.
Toutefois, une personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident n’a pas à être avisée tant que cela serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.
Un registre des incidents de confidentialité sera tenu.
Modifications ultérieures de la politique
Profecta se réserve le droit de réviser les termes de la présente politique de confidentialité à tout moment en affichant un avis à cet effet sur son Site Web au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur de la Politique révisée. L’utilisation du Site Web, postérieurement à l’affichage d’une version modifiée de la Politique, équivaudra à l’acceptation par le visiteur des modifications qui y auront été apportées.
Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peut-être envoyée à:
Responsable de la protection des renseignements personnels
Chantal Laplante, CRIA, Directrice des ressources humaines
450|676|0000 poste 273
Courriel : confidentialite@profecta.com
Contact
Pour toute question relativement à la présente Politique, Vous pouvez nous contacter par courriel à confidentialite@profecta.com ou par la poste à l’adresse suivante :
Profecta
5050 | Armand Frappier
St-Hubert | QC
J3Z | 1G5